Informativa sul trattamento dei dati personali

Versione 14/09/2026-r2 · in vigore dal 2026-09-14

TMF Photos

Resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 — versione del 14/09/2026

1. Chi tratta i tuoi dati

TMF Photos è un servizio che permette a chi ha partecipato a una gara sportiva di ritrovare le fotografie che lo ritraggono, scattate dai fotografi ufficiali dell'evento.

I contitolari del trattamento, ai sensi dell'art. 26 GDPR, sono Edoardo Maria Manfrè ed Edoardo Maria Renzi, che operano come persone fisiche in assenza di una società costituita. Puoi contattarli per qualsiasi questione relativa ai tuoi dati, e per esercitare i diritti descritti al punto 10, scrivendo a teammatefinderit@gmail.com.

I contitolari hanno definito tra loro, in un accordo interno, le rispettive responsabilità per l'adempimento degli obblighi previsti dal Regolamento; il contenuto essenziale di tale accordo è disponibile su richiesta all'indirizzo sopra indicato. Resta fermo che puoi esercitare i tuoi diritti nei confronti di ciascuno dei contitolari.

2. Che cosa fa il servizio, in concreto

Puoi cercare le tue fotografie in cinque modi diversi. Quattro non comportano alcun trattamento di dati biometrici: il numero di pettorale, l'abbigliamento che indossavi indicato per zone del corpo, i filtri per tipo di contenuto della fotografia e la data e l'ora di scatto. Il quinto, del tutto facoltativo, è la ricerca tramite il tuo volto.

La ricerca tramite volto è una ricerca consensuale attivata da te, non un sistema di identificazione o di sorveglianza: si attiva solo se la richiedi, solo per la gara specifica che stai consultando, e solo dopo che hai prestato un consenso esplicito e separato. Se non lo presti, il tuo account resta pienamente utilizzabile e puoi usare tutti gli altri metodi di ricerca.

3. Quali dati trattiamo

Dati dell'account

• Nome, indirizzo email e l'identificativo del tuo account TeammateFinder: l'accesso a TMF Photos avviene sempre tramite TeammateFinder, anche quando parti da una pagina di TMF Photos. In quel caso vieni portato su TeammateFinder per accedere o registrarti e poi riportato automaticamente alla pagina da cui eri partito. TMF Photos non riceve mai la tua password: riceve da TeammateFinder soltanto identificativo, email e nome, in un messaggio firmato e valido pochi minuti.

• Numero di telefono: richiesto soltanto se hai o richiedi un ruolo operativo (fotografo o organizzatore), perché serve all'organizzatore dell'evento per contattarti. Non è richiesto agli atleti e non è mai mostrato agli atleti né su pagine pubbliche.

• Dichiarazione di avere almeno 16 anni, raccolta al momento del consenso biometrico.

• Registro dei consensi biometrici: per ogni consenso prestato conserviamo chi lo ha prestato, per quale gara, quando, con quale versione di questa informativa, da dove (QR all’ingresso della gara oppure al momento della ricerca), la dichiarazione di età e l'eventuale data di revoca. Il registro non contiene dati biometrici: serve a dimostrare che il consenso c'è stato e quando è stato revocato.

Fotografie dell'evento

• Le fotografie caricate dai fotografi ufficiali dell'evento, insieme ai relativi metadati tecnici: data e ora di scatto ricavate dai dati EXIF, numero di pettorale eventualmente riconosciuto nell'immagine, un descrittore visivo dell'abbigliamento usato per la ricerca per somiglianza, e alcune etichette che descrivono il contenuto della scena (per esempio premiazione, pubblico, campo gara).

• Queste etichette descrivono la scena fotografata e non le persone: il sistema non attribuisce e non deduce età, genere, origine etnica o altre caratteristiche personali di chi compare nelle immagini.

Dati biometrici — solo se presti il consenso

• I tre scatti che effettui dal vivo nell'applicazione per avviare la ricerca tramite volto.

• Le rappresentazioni numeriche del tuo volto e dei volti presenti nelle fotografie della gara, ricavate da quelle immagini. Sono dati biometrici ai sensi dell'art. 4, n. 14 GDPR e rientrano nelle categorie particolari di dati dell'art. 9.

Esiti della ricerca e dati tecnici

• Il collegamento tra te e le fotografie in cui sei stato riconosciuto, insieme allo stato della copia nell'Album o nel Cestino e al registro durevole della soppressione ordinaria. Questi dati non contengono template biometrici: il registro serve a impedire il reinserimento automatico e a rispettare la scelta dell'utente.

• Registri delle operazioni compiute sul sistema (accessi, cancellazioni, download), conservati per finalità di sicurezza e di dimostrazione della conformità.

4. Come funziona la ricerca tramite volto, passo per passo

Questa sezione descrive con precisione cosa accade ai tuoi dati biometrici, perché tu possa prestare un consenso realmente informato.

• Quando puoi dare il consenso e fare la scansione. In due momenti, a tua scelta. All'ingresso della gara: l'organizzatore espone un codice QR che porta alla pagina di consenso di quell'evento; lo inquadri con il tuo telefono, accedi con TeammateFinder, leggi questa informativa e, se vuoi, dai il consenso. Subito dopo puoi fare la scansione del volto (consigliato: così le fotografie che i fotografi caricheranno nei giorni successivi vengono confrontate automaticamente con la tua scansione e ricevi le tue foto senza tornare a farla) oppure rimandarla a quando le fotografie saranno disponibili. In alternativa, quando le fotografie sono online, dalla pagina della gara: consenso e scansione avvengono nello stesso momento. In entrambi i casi il consenso vale solo per quella gara, fino alla scadenza indicata al punto 6 o fino a quando lo revochi, e non ti viene chiesto di nuovo a ogni ricerca nella stessa gara. Nessuno può dare il consenso al posto tuo, e lo staff dell'evento non può usare il tuo telefono per farlo: la pagina funziona solo con il tuo account.

• Ricevuta del consenso. Dopo ogni consenso ti inviamo un'email con gara, data e ora, versione dell'informativa, data di scadenza del trattamento e un collegamento alla sezione Privacy del tuo profilo da cui revocarlo.

• Verifica che sia una persona reale. Ti vengono chiesti tre scatti dal vivo, in una sequenza di pose che il sistema genera in ordine casuale e ti comunica un passo alla volta. Serve a impedire che qualcuno usi una tua fotografia per cercarti a tua insaputa. Gli scatti devono essere effettuati in quel momento: non è possibile caricare immagini dalla galleria.

• Quando inizia il trattamento biometrico. Il consenso da solo non comporta alcun trattamento di dati biometrici: il trattamento inizia quando fai la scansione. Se la fai all'ingresso, da quel momento ogni fotografia caricata dai fotografi viene confrontata con la tua scansione; se la rimandi, inizia quando la effettui dalla pagina della gara.

• Calcolo della rappresentazione numerica. Dalle immagini viene ricavata una rappresentazione numerica del tuo volto. L'elaborazione avviene interamente sui sistemi che ospitano il servizio, con software eseguito localmente: nessuna immagine e nessun dato biometrico viene inviato a servizi di riconoscimento facciale di terze parti.

• Confronto. La tua rappresentazione numerica viene confrontata con quelle dei volti presenti nelle fotografie di quella gara. Il confronto produce un elenco di fotografie che ti ritraggono con sufficiente probabilità.

• Ricerca che continua nei giorni successivi. I fotografi caricano le immagini nei giorni successivi alla gara. Per questo la tua scansione resta attiva per l'intera finestra indicata al punto 6: ogni nuova fotografia caricata viene confrontata anche con la tua scansione, così puoi ricevere le tue foto man mano che arrivano senza dover ripetere la procedura.

• Come vedi i risultati. Le fotografie che ti riguardano ti vengono mostrate per intero, come nell'album pubblico dell'evento, con l'indicazione del grado di somiglianza. Quelle con una corrispondenza netta vengono aggiunte automaticamente al tuo album personale («Il tuo album»), così le ritrovi anche dopo la chiusura della gara; quelle con una corrispondenza incerta ti vengono proposte a parte come «possibili corrispondenze» e entrano nell'album solo se le confermi tu. Il riconoscimento può sbagliare: se nel tuo album compare una fotografia che non ti ritrae, puoi toglierla con «Rimuovi dall'album». La copia va nel Cestino del tuo album, privato e visibile solo a te, dove resta 30 giorni per un eventuale ripristino e poi viene cancellata da sola; puoi anche cancellarla subito con «Elimina definitivamente» o svuotare il Cestino. Una fotografia rimossa o rifiutata non viene più aggiunta né riproposta automaticamente, a meno che non la ripristini tu. Da ogni risultato puoi aprire la fotografia nell'album pubblico, che resta consultabile da chiunque come qualsiasi galleria fotografica di gara.

• Cosa resta dopo. Nel Cestino la copia resta esclusa da Album personale, risultati e conteggi delle ricerche correnti o precedenti, anteprime, dettagli, download individuali dai risultati, archivi ZIP, backfill e scansioni successive. Nessuna procedura automatica può reinserirla. Solo «Ripristina», eseguito dal proprietario dell'account, la riporta nell'Album attivo e rimuove la soppressione ordinaria. I download della copia recuperabile restano owner-only.

5. Perché possiamo trattare questi dati (basi giuridiche)

• Dati biometrici: il tuo consenso esplicito, ai sensi dell'art. 9, par. 2, lett. a) GDPR. È facoltativo, viene raccolto con una casella dedicata e separata dall'accettazione delle condizioni generali, non è preselezionato, ed è specifico per la singola gara: un consenso prestato per una gara non vale per un'altra. Può essere prestato in anticipo, all'ingresso della gara tramite il codice QR esposto dall'organizzatore, oppure al momento della ricerca; in entrambi i casi vale per quella gara fino alla scadenza indicata al punto 6 o fino alla revoca, senza che ti venga richiesto di nuovo a ogni ricerca. Se nel frattempo cambia la versione di questa informativa nella parte biometrica, ti viene chiesto un nuovo consenso. Puoi revocarlo in qualsiasi momento, con effetto immediato.

• Registro dei consensi: l'obbligo dei titolari di dimostrare che il consenso è stato prestato, ai sensi dell'art. 7, par. 1 GDPR.

• Dati dell'account e funzionamento del servizio: l'esecuzione del contratto di cui sei parte, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

• Pubblicazione delle fotografie dell'evento: il trattamento è effettuato dall'organizzatore dell'evento, che ne è titolare e che deve aver acquisito le liberatorie necessarie dai partecipanti e dai fotografi. TMF Photos ospita e rende ricercabili quelle fotografie per conto dell'organizzatore. Se compari in una fotografia e non desideri restare pubblicato, vedi il punto 11.

• Il tuo album personale: le fotografie riconosciute, confermate o salvate restano nel tuo album finché mantieni l'account, anche dopo la chiusura della gara. Vengono cancellate se cancelli l'account, se le elimini definitivamente tu (subito, oppure 30 giorni dopo averle spostate nel Cestino), se l'autore le elimina dal servizio oppure se una persona ritratta ne chiede la rimozione (punto 11). L'elenco delle fotografie rimosse o rifiutate è conservato finché mantieni l'account. Nessuno di questi dati è biometrico.

• Registri di sicurezza e prevenzione degli abusi: il legittimo interesse dei titolari a garantire la sicurezza del servizio e a poter dimostrare la conformità del trattamento, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.

6. Per quanto tempo conserviamo i dati

La regola principale, in una riga. Tutti i dati biometrici relativi a una gara — i tuoi scatti, la tua rappresentazione numerica e quelle dei volti nelle fotografie di quella gara — vengono cancellati insieme tre giorni dopo la scadenza fissata per il caricamento delle fotografie di quella gara. La data esatta ti viene mostrata prima che tu presti il consenso, e la ritrovi nella tua area Privacy.

Il termine non è uguale per tutte le gare, perché ogni organizzatore stabilisce entro quanti giorni i fotografi devono consegnare le immagini. Quel termine può andare da un minimo di 3 a un massimo di 21 giorni dalla data della gara, e nella maggior parte dei casi è di 12. I dati biometrici vengono cancellati tre giorni dopo, per dare al sistema il tempo di elaborare le ultime fotografie caricate.

In concreto: la conservazione va da un minimo di 6 a un massimo di 24 giorni dalla data della gara, ed è tipicamente di 15. La data che vale per la tua gara ti viene indicata esplicitamente. Il calcolo tiene conto del fuso orario italiano e del cambio dell'ora legale.

La logica è che la tua ricerca resti utile per tutto il periodo in cui arrivano fotografie nuove, e non un giorno di più.

Dopo quella scadenza, se avvii una nuova ricerca tramite volto, le rappresentazioni numeriche delle fotografie vengono ricalcolate temporaneamente al solo scopo di servire quella ricerca e vengono cancellate entro 24 ore dall'ultimo utilizzo. Non esiste quindi in nessun momento un archivio permanente di dati biometrici. Le fotografie già riconosciute restano nel tuo album personale.

Gli altri dati

• Il tuo Album personale e il Cestino: le copie indipendenti non contengono template biometrici e sono trattate per l'esecuzione del contratto, art. 6, par. 1, lett. b) GDPR. Una copia nel Cestino resta conservata fino al ripristino esplicito, alla chiusura dell'account, alla rimozione permanente dell'autore o della fonte, all'accoglimento di una richiesta di rimozione privacy, alla revoca del consenso biometrico quando applicabile o a un'altra cancellazione definitiva prevista dalla legge. Non esiste un comando di cancellazione permanente o di svuotamento del Cestino.

• Fotografie dell'evento: restano nell'album pubblico finché l'organizzatore mantiene la gara aperta. Quando l'organizzatore chiude la gara, l'album pubblico viene archiviato: non è più consultabile né ricercabile e i dati biometrici ancora presenti vengono cancellati subito. Le fotografie archiviate vengono cancellate definitivamente 24 mesi dopo la data della gara, o prima se l'organizzatore lo richiede; le copie nel tuo album personale non sono toccate dall'archiviazione.

• Archivi compressi generati per il download: cancellati entro 24 ore dalla creazione.

• Registro dei consensi biometrici: conservato per 24 mesi dalla data della gara, a fini di prova; non contiene dati biometrici.

• Dati dell'account: conservati finché l'account resta attivo; cancellati o resi anonimi dopo la sua chiusura, salvo quanto debba essere conservato per obblighi di legge.

• Registri delle operazioni: conservati per il tempo necessario alle finalità di sicurezza e di dimostrazione della conformità, e comunque non oltre quanto ragionevolmente necessario.

Le richieste di cancellazione, la revoca del consenso biometrico quando applicabile, la chiusura dell'account e le altre misure di privacy o di legge prevalgono sul Cestino: rimuovono immediatamente l'accesso e attivano la pulizia fisica durevole, senza possibilità di ripristino nell'app. Questa rimozione forte è distinta dal comando «Rimuovi dall'album», che è soltanto un'azione organizzativa dell'utente.

7. A chi vengono comunicati i dati

• Organizzatore dell'evento: accede alle statistiche del proprio evento e, se hai un ruolo operativo, ai tuoi dati di contatto. Non accede ai tuoi dati biometrici, né ai tuoi scatti.

• Fotografi dell'evento: accedono alle proprie fotografie e alla relativa gestione. Non accedono ai dati biometrici né ai dati personali degli atleti che effettuano ricerche.

• Fornitore dell'infrastruttura tecnologica: il servizio è ospitato su un'infrastruttura fornita da Replit, Inc., con sede in 1001 E Hillsdale Blvd, Foster City, California, Stati Uniti, che opera come responsabile del trattamento e presso la quale sono materialmente conservati il database e i file. Replit si avvale a sua volta di propri sub-responsabili, il cui elenco aggiornato è pubblicato all'indirizzo replit.com/subprocessors.

• Autorità: quando la comunicazione è imposta dalla legge o necessaria per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.

I tuoi dati non sono ceduti a terzi per finalità di marketing e non sono oggetto di vendita.

7-bis. Trasferimento dei dati verso gli Stati Uniti

I tuoi dati — inclusi, per la durata indicata al punto 6, i dati biometrici — sono conservati nell'Unione europea. Poiché però il fornitore dell'infrastruttura e i suoi sub-responsabili sono società statunitensi, che possono accedere ai sistemi da remoto per amministrazione e assistenza, resta un trasferimento verso un paese terzo di cui ti informiamo qui.

Il trasferimento avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione europea con decisione di esecuzione (UE) 2021/914, che risultano incorporate nell'accordo sul trattamento dei dati concluso con il fornitore. Non ci si fonda sulla decisione di adeguatezza relativa al quadro UE-USA sulla privacy dei dati.

In aggiunta alle clausole abbiamo adottato misure supplementari, descritte in una valutazione d'impatto sul trasferimento che possiamo mettere a tua disposizione su richiesta: cifratura delle rappresentazioni biometriche quando conservate, assenza di collegamento diretto tra tali rappresentazioni e la tua identità, conservazione limitata a un massimo di ventiquattro giorni con cancellazione automatica, assenza di qualsiasi archivio biometrico permanente, ed elaborazione svolta con software eseguito localmente senza ricorso a servizi esterni di riconoscimento facciale.

I tuoi dati sono conservati nell'Unione europea. Il servizio è pubblicato nella regione europea del fornitore, quindi il database, l'archivio dei file e la capacità di calcolo si trovano nell'Unione. Resta però il fatto che il fornitore è una società statunitense: il suo personale può accedere ai sistemi da remoto per amministrarli e prestare assistenza, e questo costituisce comunque un trasferimento, disciplinato dalle clausole richiamate sopra.

Puoi ottenere copia delle garanzie adottate scrivendo all'indirizzo indicato al punto 1.

8. Dove e come sono protetti i dati

• Le rappresentazioni numeriche dei volti sono cifrate quando conservate, con algoritmo AES-256 in modalità autenticata.

• Le comunicazioni tra il tuo dispositivo e il servizio avvengono su canale cifrato.

• Il riconoscimento facciale, la lettura dei pettorali e l'analisi delle immagini avvengono con software eseguito localmente sull'infrastruttura del servizio: nessun dato viene inviato a servizi esterni di riconoscimento facciale.

• L'accesso alle funzioni è limitato in base al ruolo effettivamente attivo dell'utente, e le operazioni sensibili sono registrate.

• I dati biometrici sono cancellati automaticamente alla scadenza, senza che sia necessario un intervento manuale.

9. Decisioni automatizzate

Il confronto tra volti è un'elaborazione automatizzata, ma non produce effetti giuridici né incide in modo analogamente significativo sulla tua persona: il suo unico esito è mostrarti un elenco di fotografie. Non viene effettuata alcuna profilazione, e il sistema non trae dalle immagini alcuna inferenza sulle tue caratteristiche personali. Il risultato può contenere errori: puoi sempre segnalarci una fotografia attribuita per sbaglio.

10. I tuoi diritti

In qualsiasi momento puoi esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del GDPR: accedere ai tuoi dati, chiederne la rettifica o la cancellazione, chiedere la limitazione del trattamento, opporti al trattamento fondato sul legittimo interesse, e ricevere i dati che ci hai fornito in un formato strutturato.

Per i dati biometrici puoi inoltre, senza dover motivare la richiesta:

• revocare il consenso relativo a una gara, dalla sezione Privacy della tua area personale o dal collegamento contenuto nell'email di ricevuta: la revoca ha effetto immediato, vale anche per un consenso prestato in anticipo all'ingresso e non ancora seguito da una scansione, impedisce nuove scansioni per quella gara e comporta la cancellazione dei tuoi scatti e delle rappresentazioni numeriche che ti riguardano;

• disattivare in modo permanente la ricerca tramite volto per il tuo account, con un'apposita impostazione nel profilo: finché è attiva, nessuna nuova ricerca biometrica è possibile. È reversibile in qualsiasi momento e non limita in alcun modo l'uso del resto del servizio.

Per esercitare i tuoi diritti scrivi a teammatefinderit@gmail.com. Rispondiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese.

Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo dello Stato in cui risiedi.

11. Se compari in una fotografia e non vuoi restarci

Non serve avere un account né aver mai effettuato una ricerca. Dalla pagina pubblica di ogni gara, e da una pagina dedicata raggiungibile senza registrazione, puoi sfogliare l'album dell'evento, selezionare direttamente le fotografie che ti riguardano e chiederne la rimozione, indicando un recapito email che ti viene chiesto di confermare con un codice.

La richiesta viene esaminata da un amministratore e, se accolta, attiva la rimozione definitiva dalla disponibilità del servizio e prevale su eventuali copie nell'Album o nel Cestino. Questa richiesta pubblica è distinta dall'azione con cui il proprietario organizza il proprio Album tramite «Rimuovi dall'album». La verifica avviene per via amministrativa: non ti viene chiesto alcun riconoscimento del volto.

12. Minori

Il servizio non è rivolto a minori di 16 anni. Per accedere alla ricerca tramite volto è richiesta una dichiarazione di avere almeno 16 anni. Se ci accorgiamo di aver trattato dati biometrici di una persona di età inferiore, li cancelliamo senza indugio. Se sei un genitore o un tutore e ritieni che ciò sia avvenuto, scrivici all'indirizzo indicato al punto 1.

Non è previsto alcun meccanismo di consenso prestato da una persona per conto di un'altra: solo l'interessato può acconsentire al trattamento del proprio dato biometrico.

13. Modifiche a questa informativa

Se cambiamo il modo in cui trattiamo i dati aggiorniamo questa informativa e te lo segnaliamo nel servizio. La modifica del ciclo dell'Album personale e del Cestino richiede una nuova accettazione di questa Informativa; quando riguarda anche il trattamento dei dati biometrici, ti viene richiesto inoltre un nuovo consenso: una precedente accettazione o un precedente consenso non si estendono automaticamente al nuovo trattamento.

Ultima modifica: 14/09/2026.