TMF Photos per organizzatori

1. Richiesta, approvazione e accordi

Inserisci nome, data, luogo, disciplina e nome dell'organizzazione. La richiesta passa in approvazione: finché è in attesa o viene rifiutata, le operazioni pubbliche restano chiuse. Dopo l'approvazione l'amministratore assegna il piano della gara. L'organizzatore accetta il DPA applicabile e carica la documentazione GDPR prevista per l'evento; il controllo della documentazione deve risultare conforme prima di attivare le funzioni che dipendono da quel passaggio.

TMF Photos rende disponibili i documenti e registra accettazioni, verifiche, proroghe e operazioni rilevanti. Questo supporto non sostituisce le responsabilità dell'organizzatore: informativa ai partecipanti, autorizzazioni all'uso delle immagini, rapporti con i fotografi e correttezza dei dati pubblicati restano nel perimetro dell'evento.

2. Informativa e ricerca facoltativa del volto

Prima della gara devi spiegare ai partecipanti dove saranno pubblicate le fotografie e quali metodi di ricerca saranno disponibili. Pettorale, abbigliamento, tipo di contenuto, data e ora sono alternative non biometriche. La ricerca tramite volto è separata, facoltativa e attivata dal singolo atleta con consenso esplicito per quella gara. Organizzatori e fotografi non accedono ai suoi scatti o alle rappresentazioni biometriche.

3. Team, inviti e ruoli

Puoi invitare altri organizzatori e fotografi senza condividere password. Ogni invito assegna il ruolo previsto sulla gara; una candidatura spontanea resta distinta finché non viene accettata. Dal pannello vedi collaboratori attivi, richieste in attesa e accessi revocati. La revoca rimuove l'accesso operativo alla gara senza cancellare l'account generale della persona.

4. Deadline e caricamenti

Quando prepari l'evento scegli la finestra di caricamento, da 3 a 21 giorni dopo la data della gara; il valore ordinario è 12 giorni. La piattaforma calcola la deadline nel fuso orario di Roma e la mostra al team. Dopo la scadenza non possono essere emessi nuovi permessi di upload; i caricamenti già autorizzati possono completare soltanto la breve finestra tecnica prevista. Se serve più tempo, la proroga deve essere impostata dall'organizzatore ed è registrata.

Il pannello distingue file ricevuti, elaborati, duplicati ed errori. Questo permette di intervenire senza chiedere al fotografo di ripetere un intero lotto. Prima della pubblicazione puoi controllare logo, conteggi e stato della ricerca; una gara non pronta resta fuori dai canali indicizzabili.

5. Link, QR code e badge

Quando la gara è davvero ricercabile compare il blocco Promozione e link pubblici. Da lì puoi copiare l'indirizzo della pagina /gara/:slug, scaricare il QR code che apre la ricerca e copiare il frammento HTML “Aggiungi al tuo sito”. Il frammento usa un'immagine badge servita da TMF Photos e un collegamento assoluto alla pagina della gara, così il sito dell'organizzatore può offrire agli atleti un ingresso verificabile e stabile.

Link, QR e badge non vengono mostrati per bozze, eventi in verifica o gare prive di piano. La stessa regola governa pagina pubblica, sitemap e catalogo per TeammateFinder: se una gara non supera il confine di pubblicazione, non deve comparire in nessuno di questi punti.

6. Dopo la gara

Gli originali caricati restano separati dalle eventuali anteprime o consegne con marchio. Le richieste di rimozione vengono esaminate secondo il flusso privacy e possono comportare la rimozione della fotografia dal servizio. I dati biometrici della gara vengono cancellati tre giorni dopo la deadline di upload, per un massimo complessivo di 24 giorni dalla gara; fotografie, attribuzioni e dati ordinari seguono invece i tempi indicati nell'informativa e negli accordi applicabili.