Accordo sul trattamento dei dati con l'organizzatore

Versione 14/09/2026-r2 · in vigore dal 2026-09-14

TMF Photos

Accordo sul trattamento dei dati con l'organizzatore

Da sottoscrivere all'affiliazione — versione del 14/09/2026

1. Parti e oggetto

Il presente accordo è stipulato tra l'organizzatore dell'evento (di seguito l'Organizzatore) e Edoardo Maria Manfrè ed Edoardo Maria Renzi, che erogano il servizio TMF Photos in qualità di persone fisiche (di seguito TMF Photos), e disciplina il trattamento dei dati personali connesso all'utilizzo del servizio per gli eventi dell'Organizzatore.

Costituisce parte integrante dei Termini e Condizioni d'uso del servizio e li integra per la parte relativa alla protezione dei dati.

2. Ruoli delle parti

2.1 Fotografie dell'evento — TMF Photos come responsabile

Per l'ospitalità, l'elaborazione tecnica, la pubblicazione e la messa a disposizione delle fotografie dell'evento, l'Organizzatore è titolare del trattamento e TMF Photos agisce come responsabile ai sensi dell'art. 28 GDPR, secondo le istruzioni documentate contenute in questo accordo e nella configurazione dell'evento sul servizio.

2.2 Ricerca tramite volto — TMF Photos come titolare autonomo

Per il trattamento dei dati biometrici finalizzato alla ricerca delle proprie fotografie, TMF Photos determina autonomamente finalità e mezzi, raccoglie direttamente dall'atleta il consenso esplicito ai sensi dell'art. 9, par. 2, lett. a) GDPR, ne definisce i tempi di conservazione e le misure di sicurezza, e agisce pertanto come titolare autonomo. L'Organizzatore non impartisce istruzioni su tale trattamento e non ha accesso ai dati biometrici.

2.3 Dati di iscrizione

I dati dei partecipanti raccolti dall'Organizzatore per l'iscrizione all'evento restano di titolarità dell'Organizzatore e non sono oggetto del presente accordo, salvo per quanto eventualmente trasmesso al servizio ai fini della creazione dell'evento.

3. Oggetto, durata e natura del trattamento

• Natura e finalità: ospitare, elaborare tecnicamente, rendere ricercabili e mostrare le fotografie dell'evento; generare e rendere disponibili archivi per il download; apporre il marchio del servizio sulle copie consegnate agli utenti, lasciando inalterato il file originale; gestire le richieste di rimozione.

• Tipi di dati: immagini fotografiche raffiguranti persone identificabili; metadati tecnici delle immagini, tra cui data e ora di scatto, numero di pettorale eventualmente riconosciuto, descrittore visivo dell'abbigliamento ed etichette descrittive della scena.

• Categorie di interessati: partecipanti all'evento, personale e collaboratori dell'evento, pubblico eventualmente presente nelle immagini.

• Durata: per il tempo di pubblicazione dell'evento sul servizio; alla chiusura della gara da parte dell'Organizzatore le fotografie sono archiviate secondo l'art. 8 e cancellate definitivamente 24 mesi dopo la data della gara, o prima su richiesta dell'Organizzatore.

4. Obblighi di TMF Photos come responsabile

• Tratta i dati soltanto su istruzione documentata dell'Organizzatore, salvo obblighi di legge, dandone in tal caso comunicazione preventiva ove consentito.

• Garantisce che le persone autorizzate al trattamento si siano impegnate alla riservatezza.

• Adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR, tra cui: cifratura delle rappresentazioni biometriche in archivio, trasmissione su canale cifrato, controllo degli accessi basato sul ruolo effettivamente attivo, registrazione delle operazioni sensibili, cancellazione automatica dei dati alla scadenza dei termini stabiliti, ed elaborazione delle immagini con software eseguito localmente senza ricorso a servizi esterni di riconoscimento facciale.

• Assiste l'Organizzatore, tenuto conto della natura del trattamento, nel dare seguito alle richieste degli interessati e nell'adempimento degli obblighi di cui agli articoli da 32 a 36 del Regolamento.

• Notifica all'Organizzatore senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore dalla conoscenza, ogni violazione di dati personali che riguardi i dati trattati per suo conto, fornendo le informazioni necessarie all'eventuale notifica all'autorità.

• Al termine del rapporto, a scelta dell'Organizzatore, cancella o restituisce i dati trattati per suo conto, salvo che la conservazione sia richiesta dal diritto applicabile.

• Mette a disposizione dell'Organizzatore le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi del presente articolo e consente attività di revisione, concordate con ragionevole preavviso e con modalità che non compromettano la sicurezza degli altri clienti del servizio.

5. Sub-responsabili

L'Organizzatore autorizza in via generale il ricorso a sub-responsabili per l'infrastruttura tecnologica necessaria all'erogazione del servizio. TMF Photos comunica in anticipo l'aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile, consentendo all'Organizzatore di opporsi per motivi ragionevoli e documentati, e impone ai sub-responsabili obblighi di protezione dei dati non meno onerosi di quelli del presente accordo.

Allegato — Sub-responsabili e trasferimenti

Alla data della presente versione la catena dei responsabili è la seguente.

• Fornitore dell'infrastruttura: Replit, Inc., 1001 E Hillsdale Blvd, Foster City, California, Stati Uniti. Ospita l'applicazione, il database e l'archivio dei file.

• Sub-responsabili di Replit: tutti stabiliti negli Stati Uniti; comprendono, tra gli altri, Cloudflare, Google, Microsoft Azure e HashiCorp per l'infrastruttura, e Neon per la gestione del database. L'elenco aggiornato è pubblicato all'indirizzo replit.com/subprocessors ed è verificato periodicamente.

• Paese di trattamento: Unione europea. Il servizio è pubblicato nella regione europea del fornitore: capacità di calcolo, database e archivio dei file sono collocati nell'Unione, e la scelta della regione è definitiva e non modificabile dopo la pubblicazione. Il fornitore resta una società statunitense e i suoi sub-responsabili sono stabiliti negli Stati Uniti, con possibilità di accesso remoto per amministrazione e assistenza: permane quindi un trasferimento ai sensi del Capo V, disciplinato dalle Clausole Contrattuali Standard.

• Base del trasferimento: Clausole Contrattuali Standard di cui alla decisione di esecuzione (UE) 2021/914, Modulo 2, incorporate nell'accordo sul trattamento dei dati del fornitore. Non ci si fonda sulla decisione di adeguatezza relativa al quadro UE-USA.

• Misure supplementari: descritte nella valutazione d'impatto sul trasferimento redatta ai sensi delle Raccomandazioni 01/2020 dell'EDPB, disponibile per l'Organizzatore su richiesta.

TMF Photos informa l'Organizzatore delle variazioni rilevanti di questo allegato, consentendogli di opporsi per motivi ragionevoli e documentati.

6. Dichiarazioni e garanzie dell'Organizzatore

L'Organizzatore dichiara e garantisce:

• di aver acquisito dai partecipanti e dagli altri soggetti ripresi le liberatorie necessarie alla ripresa e alla pubblicazione delle immagini, secondo la normativa applicabile;

• di aver regolato per iscritto i rapporti con i fotografi accreditati, inclusa la titolarità dei diritti sulle immagini e la loro pubblicazione sul servizio;

• di aver fornito ai partecipanti un'informativa conforme all'art. 13 GDPR, che indichi la pubblicazione delle fotografie sul servizio e l'esistenza della funzione facoltativa di ricerca tramite volto, con rinvio all'informativa di TMF Photos per il relativo trattamento;

• di essere legittimato a trasmettere al servizio i dati dell'evento e a impartire le istruzioni di cui al presente accordo.

6-bis. Consenso all'ingresso della gara: obblighi dell'Organizzatore

Il servizio mette a disposizione dell'Organizzatore, nel pannello dell'evento, un codice QR che conduce alla pagina di consenso alla ricerca tramite volto dell'evento, insieme a un kit da esporre con testo predisposto da TMF Photos. L'Organizzatore si obbliga a:

• esporre il codice QR e il testo predisposto, senza modificarlo, all'ingresso o al check-in della gara, in modo visibile agli atleti;

• presentare la ricerca tramite volto come facoltativa: non condizionare la partecipazione, la consegna del pettorale, l'accesso a servizi o vantaggi di qualsiasi natura alla prestazione del consenso, e non offrire incentivi legati al consenso;

• non raccogliere consensi per conto degli atleti, con qualsiasi mezzo, incluso il modulo cartaceo: il consenso può essere prestato soltanto dall'atleta con il proprio account e dal proprio dispositivo;

• istruire il proprio personale e i volontari affinché non utilizzino i dispositivi degli atleti, non effettuino scansioni per loro conto e si limitino a indicare il codice QR;

• confermare, prima di scaricare il kit, la presa d'atto di tali obblighi mediante le apposite spunte nel pannello, che vengono registrate.

La mancata esposizione del codice QR non pregiudica la validità dei consensi prestati dagli atleti dalla pagina della gara. La violazione degli obblighi di cui sopra costituisce inadempimento rilevante ai fini dell'articolo 9 e legittima TMF Photos a sospendere la funzione di ricerca tramite volto per l'evento.

L'Organizzatore tiene indenne TMF Photos da pretese di terzi derivanti dalla violazione delle dichiarazioni e garanzie di cui sopra. Tale obbligo opera nei rapporti interni tra le parti e non limita né esclude la responsabilità che ciascuna parte abbia direttamente nei confronti degli interessati o dell'autorità di controllo ai sensi del Regolamento.

7. Verifica documentale automatica

Il servizio sottopone il documento informativo caricato dall'Organizzatore a una verifica automatica della presenza di alcuni contenuti minimi, e ne subordina l'attivazione delle funzioni all'esito positivo. Le parti danno atto che tale verifica è un ausilio tecnico di natura formale: non costituisce una validazione giuridica del documento e non trasferisce a TMF Photos alcuna responsabilità sul contenuto dell'informativa, che resta integralmente dell'Organizzatore.

8. Conservazione e cancellazione

• I dati biometrici relativi a una gara sono cancellati tre giorni dopo la scadenza di caricamento che l'Organizzatore stabilisce per quella gara, con cancellazione automatica e congiunta degli scatti dell'atleta e delle rappresentazioni numeriche dei volti presenti nelle fotografie. L'Organizzatore può fissare la scadenza di caricamento tra 3 e 21 giorni dalla data della gara, con 12 come valore predefinito: la conservazione dei dati biometrici va quindi da 6 a 24 giorni dall'evento. Il tetto massimo è applicato dal sistema e non è superabile. Le ricerche tramite volto successive alla conservazione ordinaria sono temporanee: le rappresentazioni numeriche delle fotografie vengono ricostruite solo per servire la ricerca e cancellate entro 24 ore dall'ultimo utilizzo.

• Il collegamento tra atleta e fotografia riconosciuta, che non costituisce dato biometrico, permane a beneficio dell'atleta.

• Chiusura della gara. Il comando «Elimina gara» disponibile all'Organizzatore archivia la gara: l'album pubblico cessa di essere consultabile e ricercabile, sono bloccati nuovi caricamenti, nuove ricerche e nuove scansioni, la gara è rimossa dalle pagine pubbliche, dalla sitemap e dal catalogo esposto agli altri servizi; selfie, rappresentazioni numeriche, risultati biometrici temporanei, corpus di confronto e lavorazioni in coda sono cancellati immediatamente e in modo irreversibile. Fotografie, anteprime e loghi restano archiviati, non accessibili al pubblico.

• Cancellazione definitiva. Le fotografie archiviate sono cancellate automaticamente 24 mesi dopo la data della gara. L'Organizzatore può chiederne la cancellazione anticipata con il comando «Elimina definitivamente», che TMF Photos esegue come istruzione del titolare ai sensi dell'art. 28, par. 3, lett. g) GDPR.

• Copie negli album personali degli atleti e Cestino. L'Organizzatore prende atto che le fotografie riconosciute o salvate costituiscono una prestazione separata resa da TMF Photos all'atleta in forza dei Termini del servizio. Le copie dell'Album personale e del Cestino sono indipendenti, private, owner-only e prive di template biometrici; mentre sono recuperabili, i download restano disponibili soltanto al proprietario dell'account. «Rimuovi dall'album» sposta la copia nel Cestino, dove resta recuperabile per 30 giorni; l'atleta può usare «Ripristina», «Elimina definitivamente» o «Svuota cestino». L'Organizzatore garantisce che le licenze coprono tale messa a disposizione. Una cancellazione o rimozione permanente attivata dall'Organizzatore, dall'autore o dalla fonte, oppure ottenuta da una persona ritratta tramite una richiesta privacy accolta, prevale sempre sul Cestino, revoca l'accesso, non è ripristinabile e attiva la pulizia fisica durevole. Lo stesso vale per la chiusura dell'account, la revoca del consenso biometrico quando applicabile o un altro obbligo legale.

• In caso di esito negativo della verifica documentale o di sopravvenuta non conformità, il servizio blocca le funzioni relative all'evento e procede alla cancellazione dei dati biometrici e degli artefatti derivati.

9. Durata, legge applicabile e foro

Il presente accordo ha efficacia dalla sottoscrizione e per tutta la durata del rapporto tra le parti; le previsioni destinate per loro natura a sopravvivere restano efficaci anche successivamente. È regolato dalla legge italiana. Per le controversie è competente il Foro di Roma.

10. Sottoscrizione

Luogo e data: ______________________

Per l'Organizzatore — nome, qualifica e firma: ____________________________________

Per TMF Photos — firma: ____________________________________